В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики, утвержденной приказом Министерства юстиции Донецкой Народной Республики от 30.05.2016 № 461, служебные письма составляются с целью обмена информацией между учреждениями как:

— доклады о выполнении поручений Главы Донецкой Народной Республики и Совета Министров Донецкой Народной Республики;

— доклады департаментов, управлений и служб на поручения органов государственной власти, органов местного самоуправления;

— исполнение поручений Главы Донецкой Народной Республики и Совета Министров Донецкой Народной Республики по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;

— сопроводительные письма к проектам актов Главы Донецкой Народной Республики и Совета Министров Донецкой Народной Республики;

— ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

— инициативные письма;

— сопроводительные письма.

Служебное письмо оформляется на специальном для писем бланке формата A4 (210 х 297 мм). Если текст письма не превышает семи строк, используют бланк формата А5 (210 х 148 мм).

Письмо имеет следующие реквизиты: дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений (в случае необходимости), подпись, отметка об исполнителе.

Датой письма является дата его подписания, которая должна совпадать с датой регистрации исходящей корреспонденции в службе делопроизводства.

Письмо, оформленное на бланке формата А4 (210 х 297 мм), должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «о чем?».