В архивах территориальных отделов ЗАГС Государственной Регистрационной Палаты Министерства юстиции Донецкой Народной Республики находятся на хранении книги записей актов гражданского состояния, состоящие из бумажных носителей записей актов о рождении, смерти, браке, расторжении брака, перемене имени за период с 1936 года по настоящее время. На 01.01.2018 г. в архиве отдела ЗАГС ГРП МЮ ДНР на хранении находятся 62 651 книг записей актов. Книги записей актов гражданского состояния за 1932-1933 г. г. года находятся на хранении в Государственном архиве Донецкой Народной Республики.
В 2015 году было подписано Соглашение между Министерством юстиции Донецкой Народной Республики и Министерством юстиции Луганской Народной Республики, в соответствии с которым взаимно признаются документы, выданные Республиками. В соответствии с данным Соглашением органы ЗАГС Республик по почтовому сообщению обмениваются запросами: направляются повторные документы, которые запрашиваются Луганской Народной Республикой, а также Луганская Народная Республика направляет документы, которые запрашивают граждане Донецкой Народной Республики.
«Ведется тесное сотрудничество и с отделами ЗАГС Российской Федерации: направляется много запросов из РФ и граждане ДНР обращаются для получения повторных документов из Российской Федерации. Для того, чтобы написать заявления на получение документов из Российской Федерации, граждане обращаются в территориальный отдел ЗАГС по месту их регистрации, в котором составляется анкета о правовой помощи и пересылается в РФ», — пояснила начальник отдела организации и контроля ЗАГС Департамента организации и ведомственного контроля МЮ ДНР Татьяна Алахвердиева.
В связи с отсутствием в настоящее время почтового сообщения с другими государствами, граждане могут обращаться непосредственно в государства, где хранятся их актовые записи. Возможна отправка запросов через ГП «Почту Донбасса» курьерской доставкой.
С целью обеспечения реализации государственной политики в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния с помощью современных информационных систем Министерством юстиции Донецкой Народной Республики в настоящее время проводятся мероприятия по созданию в Донецкой Народной Республике Государственного реестра актов гражданского состояния.
